Intranet
Was ist das Intranet?
Unter dem Begriff Intranet versteht man laut dem Wirtschaftslexikon ein unternehmens- beziehungsweise organisationsinternes Computernetzwerk, welches auf dem Internetprotokoll TCP/IP basiert und unter anderem der Unterstützung unternehmensinterner Prozesse dient (Gabler 16. Aufl., S. 1590).
Das Intranet ist also das nicht-öffentliche Rechnernetzwerk eines Unternehmens, das die reibungslose und schnelle Informationsbereitstellung für die Mitarbeiter ermöglicht, als Kommunikationsplattform dienen kann und Anwendungen zur Verfügung stellt. Der Zugriff auf das Intranet erfolgt meist über unternehmenseigene Netzwerke, wobei unterschiedliche Standorte keine Rolle spielen. Es kann problemlos über das Netzwerk auf ein und dasselbe Intranet zugegriffen werden. Da hier interne Daten und Informationen für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, ist ein direkter Zugriff aus dem Internet im Allgemeinen nicht möglich. Um Mitarbeitern mit mobilen Arbeitsplätzen ebenfalls Zugang zum Intranet zu gewähren, werden sogenannte VPN – Virtual Privat Network – Anschlüsse genutzt. Sie binden externe Geräte in das eigene Netz ein und ermöglichen so den Zugriff auf das Intranet von außen (http://de.wikipedia.org/wiki/Virtual_Private_Network).
Was sind die Inhalte des Intranets?
Das Intranet bindet die unterschiedlichen Datenquellen eines Unternehmens ein und eröffnet ihm so verschiedenste Möglichkeiten. Es kann den Usern allgemeine, betriebsinterne Inhalte zugänglich machen, wie zum Beispiel Corporate Identity, Verhaltensregeln und Absprachen. Häufige Inhalte sind auch Formulare und Vorlagen, die jeder Mitarbeiter im Laufe seiner Tätigkeit benötigt (z.B. Formulare zur Zeiterfassung, Materialbestellung oder Präsentationsvorlagen). Außerdem bietet es sich an, aktuelle Informationen rund um das Unternehmen auf der Startseite des Intranets zu publizieren. Weiterhin ermöglichen viele Intranets eine interne Kommunikation in Form von Chats oder Foren. In gut ausgebauten Intranets ist auch die Zusammenarbeit im Team an Projekten möglich, was über die Applikation so genannter Team-Rooms erfolgt. Hier wird mit Zugriffsbeschränkungen gearbeitet, damit zu diesen speziellen Inhalten nur autorisierte Teammitglieder Zugang haben.
Das Intranet bietet also zum einen die Möglichkeit der öffentlichen Kommunikation und dem Wissensaustausch der Mitarbeiter zu verschiedenen Themen, zum Anderen aber auch die Möglichkeit der personalisierten Bereitstellung von Informationen.
Entstehung und Erfolgsfaktoren
Schon immer gab es in Unternehmen Informationen und Unterlagen, die einer breiten Masse der Mitarbeiter zugänglich sein sollten. Ebenfalls schon immer existierte die Problematik, den Mitarbeitern dies auch zu ermöglichen. Daten, Formulare und Informationen waren an Orten gespeichert, zu denen nicht alle Mitarbeiter Zugriff hatten oder von denen sie eben gar nichts wussten. Außerdem nimmt die Bedeutung von Wissens- und Informationsmanagement nicht nur durch die Globalisierung stetig zu. Manager haben schon lange erkannt, dass das gebündelte Wissen ihrer Mitarbeiter viel mehr wert ist, als das Individualwissen des Einzelnen und so entstand in den 90er Jahren die Idee des Intranet als Wissenspool der Unternehmen. Es basiert auf der gleichen Technologie wie das Internet, was wohl darauf zurückzuführen ist, dass das Internet großen Erfolg darin hatte, Informationen in standardisierter Form zur Verfügung zu stellen und zudem eine einfache Navigation zu ermöglichen (http://www.intranet-cms.de).
Heute ist das Intranet nicht mehr nur ein Informationsspeicher sondern eine Arbeits- und Kommunikationsplattform. Um den Erfolg dieses Mediums zu gewährleisten, gilt es einige Grundregeln zu beherzigen. Die Struktur sollte themenorientiert und einfach zu überblicken sein, damit der Mitarbeiter das Intranet als effizientes Hilfsmittel nutzen kann. Weiterhin ist es wichtig, eine zentrale Suche einzubinden, die alle Informationsquellen (Content Management System, Telefonbuch, Wissensdatenbanken, etc.) berücksichtigt. Die kontinuierliche Optimierung und Aktualisierung der Inhalte versprechen das bleibende Interesse der User. Da gerade die Inhalte und somit die redaktionelle Seite einen großen Beitrag zum Erfolg leisten, sollte das Intranet nicht als ein IT-Projekt sondern vielmehr als eine Kombination aus IT und Unternehmenskommunikation angesehen werden (http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_1460_intranet_praxis_web2.html).
Vorteile für das Unternehmen
Prozessoptimierung, Kostenersparnis, effizienter Arbeitseinsatz, Produktivität aber eben auch Wissens- und Informationsmanagement – das sind Schlagworte, die immer wieder im Zusammenhang mit dem Unternehmenserfolg fallen. Zudem ist die Information mittlerweile zu einem wichtigen Produktionsfaktor für Unternehmen geworden. Die Implementierung eines Intranets kann zu all dem einen maßgeblichen Beitrag leisten (Gerhard Lienemann, Frauke Dördelmann, 2002, S. 4).
Der transparente Zugriff auf Dokumente und Vorlagen erspart das ineffiziente Suchen danach und ermöglicht so die effizientere Nutzung der Arbeitszeit. Außerdem ist bei entsprechender Pflege immer die aktuellste Version der Dokumente vorhanden. Während Informationen vorher in Papierform oder über Email verteilt wurden, stehen sie im Intranet an einer zentralen Stelle und sind jederzeit einsehbar. Der User bekommt nicht das Gefühl, sein Postfach würde „überflutet“ und auch die Gefahr, dass wichtige Informationen einfach überlesen werden oder Dokumente in Papierform verschwinden ist erheblich verringert. Mit der Bereitstellung von Ablaufbeschreibungen und internen Regelungen können Prozesse optimiert und die Qualität der Arbeit verbessert werden. Die offene Kommunikation in Chats und Foren ermöglicht Diskussionen und Wissenstransfer zu verschiedenen Themen ohne zeitraubende Termine zu planen. Das Unternehmen profitiert, indem Mitarbeiter ihr Wissen austauschen, weitergeben und so einen Wissenspool aufbauen, von dem alle User profitieren können.
Ausblick
Es ist anzunehmen, dass sich die eben dargestellte rasante Entwicklung der Intranets weiter fortsetzen wird. Experten gehen davon aus, dass Unternehmen verstärkt auf die Beteiligung der Mitarbeiter in Form von Blogs oder Wikis setzen werden. Die Tendenz geht weiterhin zur organisationsübergreifenden Zusammenarbeit, die auch Lieferanten und Kunden einbinden könnte. Solche Systeme aus Intranets, die miteinander vernetzt sind, nennt man Extranet.
Der Zugriff in solchen Extranets kann variabel gesteuert werden, sodass der Kunde nicht gleich Zugriff auf alle Unternehmensdaten erhält.Zusammenfassend kann man sagen, dass Intranets nicht nur den Mitarbeiter stärker in die Unternehmensbelange einbinden und so das Zugehörigkeitsgefühl stärken, sondern dass durch solche Netzwerke alle Interaktionspartner ein Stück näher zusammenrücken können und dadurch Prozesse transparenter und optimiert gestaltet werden können.
Quellen:
Gabler Wirtschaftslexikon, 16. Aufl., Wiesbaden 2004.
Lienemann, G., Dördelmann, F.: Intranets, Konzeption, Sicherheit und Realisierung, 2002.
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_1460_intranet_praxis_web2.html, zugegriffen am: 12.11.2008.
http://www.itwissen.info/definition/lexikon/Intranet-Intranet.html, zugegriffen am: 13.11.2008.
http://de.wikipedia.org/wiki/Intranet, zugegriffen am: 15.11.2008.
http://www.intranet-cms.de/, zugegriffen am: 15.11.2008.
http://www.mellowmessage.de/uploads/pics/Intranet-Extranet.jpg, zugegriffen am: 15.11.2008.