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Electronic Data Interchange (engl.) " Elektronischer Datenaustausch (de.)

 

Was ist EDI?

Unter Electronic Data Interchange, kurz EDI, versteht man im Allgemeinen den elektronischen Austausch von Geschäftsdaten zwischen mindestens zwei Unternehmungen. EDI findet Einsatz in den Geschäftsprozessen und ersetzt strukturierte Geschäftsdaten und Geschäftsdokumente wie beispielsweise Bestellungen oder Rechnungen in Papierform durch elektronische Kommunikationsmittel.

 

Wie entstand EDI?

Ende der 60er Jahre entwickelte die Transportbranche in Nordamerika die ersten Nachrichtenstandards im Sinne von EDI. Die Daten wurden über Telefon und Telefax übertragen.  Nach und nach benutzen auch andere Branchen den elektronischen Datenautstausch. Jedoch erschwerten die unterschiedlichen Anwendungssysteme und Dokumentenformate zwischen den Unternehmungen die Ausführung von EDI. Da die Entwicklung von individuellen Konvertierungsprogrammen für jeden Geschäftspartner zu aufwendig ist, wurden EDI-Konverter entwickelt. 

„Bei EDI-Konverter handelt es sich um Übersetzerprogramme. Sie übersetzen die proprietären, betrieblichen Datenstrukturen und –formate in die allgemeinen EDI-Formate, etwa EDIFACT, und umgekehrt.“ (Laudon, Laudon, Schoder 2010: S. 501.)

Neben dem EDI-Konverter wurden auch EDI-Standardformate entwickelt, die  zunächst nur branchenweise und auf nationale Ebene gültig waren. Anfang der 80er Jahre wurde in den USA  ASC X.12  (heute ANSI X.12) entworfen, dass erste branchenneutrale EDI-Standard. Dieser wurde 1983 durch das American National Standards Institute (ANSI) verbindlich festgelegt und ist auch heute der meist verbreitete elektronische Nachrichtenstandard in Amerika. In Europa hingegen setzte sich ein anderes EDI-Format durch: GTDI. Durch die wachsende Internationalisierung von Unternehmen führte die Existenz von zwei unterschiedlichen EDI-Standards zu Problemen im internationalen Handel. Deswegen wurde 1987 ein branchenunabhängiges, internationales EDI-Standard vorgestellt: EDIFACT - Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Durch die Förderung von verschiedenen Branchen konnten bis heute um die 300 EDIFACT- Nachrichten entwickelt und stabilisiert werden.

 

Formen von EDI

In der Praxis werden drei Anwendungen von EDI unterschieden.

  • Bei der Stand-Alone Anwendung, auch als Door-to-Door EDI bezeichnet, wird EDI ausschließlich für die Übertragung von Daten benutzt. Die Nachricht wird manuell erstellt und elektronisch versendet. Die empfangene Nachricht wird ausgedruckt und ebenfalls manuell bearbeitet.
  • Die zweite Form von EDI wird als Application-to-Application EDI bezeichnet. Hierbei ist das EDI-System mit dem bestehenden Inhouse-System integriert. Die Nachrichten werden automatisch erzeugt und beim Empfang auch automatisch verarbeitet. Der Vorteil dieser EDI-Form gegenüber der ersten ist die Einsparung von direkten Kosten, wie beispielsweise Papierkosten.
  • Die dritte Form von EDI-Anwendungen ist die innovativste und beinhaltet alle Anwendungen, bei denen EDI genutzt wird um bestehende Geschäftsprozesse und die unternehmensübergreifende Wertschöpfungskette zu optimieren. Beispiele für diese Art von EDI-Anwendungen ist ECR oder Just-in-Time. Des Weiteren werden auch Formen zur Anbindung von Geschäftspartnern zu diesen innovativen EDI-Anwendungen gezählt, wie beispielsweise Web-EDI. Beim Web-EDI wird der Austausch von strukturierten Geschäftsdaten durch einen Webbrowser ermöglicht. Die EDI-Nachrichten können durch einen handelsüblichen Web-Browser empfangen, angesehen, ausgedruckt sowie erfasst und versendet werden. Durch die innovativen EDI-Anwendungen können sowohl die Vorteile des Application-to-Application EDI als auch die strategischen Optimierungspotenziale genutzt werden.

 

Die Funktion von EDI

Die Entwicklung und die Verarbeitung von EDI-Nachrichten erfolgt in mehreren Schritten, dies wird am folgenden Beispiel zwischen einem Händler (Sender) und einem Lieferanten (Empfänger) näher erläutert.

  • Zunächst übersetzt der Konverter des  Händlers seine Daten aus dem Applikationssystem (zum Beispiel Warenwirtschaftssystem) vom Inhouse-Format in das gewünschte EDI-Nachrichtenformat, dieser Vorgang wird auch als mapping bezeichnet.
  • Danach wird die Nachricht durch Datenfernübertragung an den Lieferanten weitergeleitet. Für die Datenfernübertragung gibt es drei Möglichkeiten: Point-to-Point, Store-and-Forward und das Internet. 
    1. Bei der Point-to-Point Methode wird eine direkte Verbindung zwischen den EDI-Partnern hergestellt.
    2. Beim Store-and-Forward Verfahren verläuft die Kommunikation durch VAN. Hierbei haben die EDI-Partner meistens einen Account bei einem VAN Provider. Dieses Account dient als elektronische Mailbox zum Versenden und Empfangen von elektronischen Dokumenten. Wird diese Möglichkeit für den Datentransfer genutzt ist das X.400 Protokoll am meisten verbreitet.  
    3. Die Nutzung des Internets ist eine weitere Möglichkeit für die Übertragung der Nachrichten. Daten können durch  E-Mails versendet werden oder direkt durch FTP.
  • Schließlich übersetzt der Konverter des Lieferanten die EDI-Nachricht in sein Inhouse-Format und es folgt der Datenimport in das Applikationssystem des Lieferanten.

Die folgenden Graphik stellt den EDI-Ablauf beim Drogeriemarkt dm dar, welches die Store-and-Forward Methode benutzt.

Ablauf von EDI

      Abbildung: Ablauf von EDI bei dm   

 

Was sind die Ziele von EDI?

Hauptziel von EDI ist die Verbesserung und Beschleunigung der Kommunikationsprozesse durch Übertragung der Nachrichten mittels Telekommunikationsmedien. Jedoch umfasst EDI nicht nur die elektronische Übermittlung von Daten sondern auch die automatische Weiterverarbeitung der  übertragenen Nachrichten. Durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse können innerbetriebliche Abläufe erleichtert werden, was ein weiteres Ziel von EDI ist.

 

Welche Vorteile hat EDI?

Traditionell wurden Bestellungen, Rechnung, Lieferscheine und weitere strukturierte Geschäftsdaten manuell von den Angestellten der jeweiligen Abteilung erstellt. Dies ist zum einen personalintensiv, da ein hoher Verwaltungsaufwand entsteht, und zum anderen zeitintensiv. Darüber hinaus  kann durch die manuelle Bearbeitung Eingabefehler entstehen. Alle genannten Aspekte hängen zudem mit einem hohen Kostenaufwand zusammen. Durch EDI können alle Nachteile der manuellen Bearbeitung minimalisiert werden.

  • Der Einsatz von EDI ermöglicht eine Kostenreduktion durch die Einsparung von Papier und Übermittlungskosten, wie Portokosten, sowie Kostenreduktion für das Aufbewahren und Verteilen der Dokumente.
  • Durch die verbesserte Kommunikation zu Geschäftspartnern oder andere Institutionen verläuft die zwischenbetriebliche Übertragung und der Informationsfluss schneller.
  • Der Einsatz von EDI verbessert die Marktposition eines Unternehmen. Es ist ein wichtiges Kriterium für die Auswahl eines Lieferanten und stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmungen.
  • Die Einführung von internationalen Nachrichten-Standards wie EDIFACT vereinfacht die Kommunikation mit ausländischen Unternehmen.
  • Auch die internen Arbeitsabläufe werden vereinfacht und beschleunigt. Da bei EDI nur ein minimaler manueller Eingriff benötigt wird, entstehen seltener Erfassungsfehler. Das Personal wird von monotonen Routinearbeiten entlastet und durch die geringere Durchlaufzeit werden Auftragsabwicklungen beschleunigt.

 

Welche Nachteile entstehen durch EDI?

Der Einsatz von EDI trägt auch Nachteile mit sich.

  •  Zunächst müssen alle Anwendungen mit dem EDI-Partner abgesprochen werden. Da in der Praxis eine Unternehmung mit mehreren Institutionen zusammenarbeitet, führt dies schnell zu komplexen Anwendungen.
  • Weiterhin entsteht ein hoher Organisationsaufwand, da bestehende Aufbau- und Ablauforganisationen an die EDI-Abläufe angepasst werden müssen.
  • Es darf nicht vergessen werden, dass das Personal mit dem EDI-System vertraut gemacht werden muss. So entstehen Kosten für die Einführung, Einarbeitung und gegebenenfalls Schulungen für das Personal.

 

Quellen

Beck R.: EDI Competence Center, in: http://141.2.66.122/basics/Definition.php, zugegriffen am 31.05.2010
 
Continental Contitech: Funktion und Vorteile von EDI, in:   http://www.contitech.de/pages/tools/tools-edi/edi-funktion_de.html, zugegriffen am 31.05.2010
 
dm-Extranet: Anbindungsvarianten, in: https://www.de.dm-extranet.com/dmExtranet/generator/dmD/Extranet/EDI/Anbindungsvarianten.html, zugegriffen am 31.5.2010
 
Ifkomhessen: Web-EDI, in: http://www.lv1.ifkomhessen.de/webedi.htm, zugegriffen am 31.05.2010
 
Laudon K. C.,Laudon J. P., Schoder D.: Wirtschaftsinformatik: Eine Einführung, München 2010, S. 501ff
 
Riggert W.: EDI Elektronic Data Interchange, in: http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/2-Capture-EDI.pdf, zugegriffen am 31.05.2010

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